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剪板机企业员工如何写好工作邮件

发布时间:2016-4-6
  在《杜拉拉舞职记》中讲到了SMART原则,不过那是针对目标管理的,S是目标明确,M是可以测量,A是可以实现,R是结果导向,T是有时间限制。
  在这里要说的SMART是针对剪板机企业员工工作邮件的,简单地说,就是写工作电子邮件要遵守的法则。当然写邮件首先是写下信息并与人沟通。在写邮件之前,一个人起码要有基本的沟通和表达信息的能力,如果你连话都说不清楚,也不懂基本的人情世故,那你肯定也发不好邮件了。当然,这是极端情况,大多数人都还具备基本的人际交往能力,但是,不见得就能写好邮件。所以,了解发邮件的基本准则,很有必要。
  第一条,陈述事实,不要夸大。工作中的邮件,特别是在剪板机工厂中使用的,追求明确和专业。这个不是花边新闻,也不是奋斗口号,而是解决实际问题的沟通和信息的传递。你不能为了引起大老板的注意,把一个剪板机产品质量事故说得很严重,必须实事求是,就事论事。很多内容不要加定性的结论,什么变坏了,不好了,影响严重了,不要说这些;你要说PPI*I上升了多少,剪板机产量下降了2096,修设备影响了1个小时的生产时间,到底有不好,多严重,数据能说明一切。所以,多使用数据是很好的陈述事实的一种方式。另外,不要用绝对性的词语,比如总是、从不、所有、每个人……,这个世界上只有运动是绝对的,其他的所有的一切都不是绝对的,绝对性的词语往往带有臆断的成分;若没有确切的数据,宁愿不描述这个问题。
  第二条,旁注创建新的文档。当需要在邮件中对某些内容进行注释的时候,尽量使用附件,也就是创建新的文档。很多时候,邮件会发给很多人,这些人包括管理层,其他部门的人,如果你正在跟一个剪板机技术人员讨论专业性的问题,你的长篇大作会让很多人看不懂,可能因为太冗长,有些原本你希望看到信息的人忽略了你的邮件,所以最好就是言语简单地表达信息,用附件来解释你要解释的问题。
  第三条,文风要求:假设你所写的内容将在国家新闻上播出。工作中的邮件需要严肃,避免幽默。倒不是说我们的邮件一定要死板才好,只是因为幽默容易被误读。我举一个例子,有一个美女同事穿了一件新裙子来剪板机公司,正常的夸奖就是″嗯,真的很漂亮,很适合你″;换成幽默的表达方式,就成了″美女,你这个波西米亚的裙子很风骚嘛″,如果美女同事跟你关系还不错,人不小气,这也没有什么;就怕理解错了,波西米亚是不是在说我长得像外国人啊?是不是有种族歧视呢?还有风骚,我给人的印象难道就是有些放荡吗?如果美女同事这样想,完了,你说话伤人了。邮件也一样,本是无心的一句玩笑,有可能导致严重误读,而且邮件不比说话,说了也就过了,邮件还能留下证据。所以,为了不必要的麻烦,还是像新闻联播那样说话,一本正经,反正不幽默没人说你,但是有歧义就很难自圆其说了。
  第四条,检查所写内容。小时候考试的时候老师一再强调,检查好了才交卷,目的就是能在交卷前希望能够发现错误及时改正。写邮件也有这样的要求,但和考试有些不同,考试错了那就是一个人的成绩不好,邮件因为一旦犯错,有可能会牵连很多人。有些错误如果是关键数据,比如小数点挪了一位,15%变成1. 5%,这个从量级上都不一样,等你发现错了,再发一个邮件纠正,就会在很多人心中留下你是个马大哈的印象。这还不是最严重的,剪板机企业老板不知道啊,看到你这个错误的信息,立马转发给其他部门甚至更高的管理层,斩钉截铁地给别人说,问题已经解决了,然后你觉得你在这个时候好意思发邮件说数字弄错了吗?发了,你老板跟着你一起丢人。
  除了保证邮件中没有基本信息错误,还要确保不发给不需要接收的名单,上下文表达要很容易看出,即便是截取一段仍然很清楚,以及避免不断地对上面或者前面的内容进行解释。
  第五条,认真完成问题解决方案的文件。很多时候,我们喜欢好大喜功,把结果说得很好,忽略努力的过程。在邮件中,当你在表达已经解决了一项或者多项问题的时候,一定要解释清楚怎么实现的。特别是美国人,他们从小的教育就是喜欢提问,喜欢探求事情的根本。很多时候,糊弄中国经理的招式对美国人不管用。比如,之前曾有折弯机企业同事大张旗鼓地说我们的设备得到改善了,MTBF往下降了,但是解决问题的过程一笔带过,老板就问了,如何做到的。结果,同事傻眼了,说不出个所以然,实际上,他应该准备一份资料,或者叫粘贴一份附件,详细地解释在现场傲了哪些改进,采取了哪些行动,使得MTBF下降了,你光说一个结果,说不出原因,会被人质疑造假,或者是碰运气,或者不够专业。所以附上解决方案的文件能避免这些困惑,同时,也能让邮件被不断追着询问的机会减少。
  最后补充一下,就是当我们无法用邮件描述清楚,或者觉得很多东西不确定需要沟通,就不要发邮件,最好找当事人面谈或者打电话。执行正确的折弯机企业老板的指令

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